Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, nous avons désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) :

Toute question, demande d'accès, de rectification ou plainte concernant vos renseignements personnels peut être adressée au RPRP par courriel ou par la poste.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux fins indiquées dans la présente politique. Selon votre interaction avec nous, ces renseignements peuvent inclure :

• Formulaire de contact : nom complet, adresse courriel, sujet et contenu du message
• Adhésion à un membership : nom, prénom, courriel, numéro de téléphone, adresse, date de naissance, informations de paiement
• Réservation de terrains : nom, courriel, créneaux choisis
• Navigation sur le site : adresse IP, type de navigateur, pages visitées, temps passé (via Google Analytics)
• Communications : tout renseignement que vous nous transmettez volontairement

3. Finalités de la collecte

Vos renseignements personnels sont utilisés exclusivement pour les finalités déterminées ci-dessous, conformément au principe de limitation des finalités de la Loi 25. Nous regroupons ces finalités en quatre grandes catégories :

3.1 Prestation de nos services

• Gestion de votre adhésion comme membre : création de compte, attribution d'une carte d'accès, gestion du forfait choisi (Fondateurs, Prestige, Signature ou autre), renouvellement
• Réservations de terrains, de cours, de cliniques ou d'événements via notre application mobile ou notre site Web
• Inscription aux ligues, tournois et programmes de l'Association Pickleball 3R et du W Pickleball
• Coaching et formation : suivi de votre progression, attribution d'un entraîneur, planification de cliniques
• Contrôle d'accès électronique au centre et utilisation des vestiaires
• Traitement des paiements, émission de reçus et gestion des remboursements
• Vente d'équipement en pro-shop et gestion des commandes

3.2 Communication et service à la clientèle

• Répondre à vos demandes d'information transmises par formulaire, courriel ou téléphone
• Envoyer des communications transactionnelles essentielles : confirmation de réservation, rappel de match, modification d'horaire, avis de fermeture du centre
• Vous informer d'événements, tournois, programmes, offres promotionnelles ou nouveautés (uniquement si vous y avez consenti expressément)
• Recueillir vos commentaires et sondages de satisfaction pour améliorer nos services
• Gérer les plaintes, demandes spéciales et situations d'urgence (allergies, problèmes médicaux signalés)

3.3 Amélioration et analyse

• Mesurer l'utilisation de notre site Web et de notre application (statistiques agrégées et anonymisées)
• Analyser la fréquentation du centre, les créneaux les plus populaires et optimiser nos horaires
• Améliorer l'expérience utilisateur de nos outils numériques et la qualité de nos services
• Développer de nouveaux programmes en fonction des besoins exprimés par notre communauté

3.4 Obligations légales et sécurité

• Respect des obligations fiscales et comptables (conservation des reçus, déclarations gouvernementales)
• Conformité réglementaire aux lois applicables (Loi 25, Loi sur la protection du consommateur, etc.)
• Prévention de la fraude, des accès non autorisés et des abus
• Sécurité des personnes et des biens sur les lieux du centre
• Défense de nos droits en cas de litige et collaboration avec les autorités lorsque la loi l'exige

4. Consentement

En soumettant un formulaire ou en interagissant avec nos services, vous consentez à la collecte et à l'utilisation de vos renseignements aux fins décrites. Pour les communications marketing, votre consentement explicite est requis (case à cocher distincte).

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à confidentialite@wpickleball.ca.

5. Témoins (cookies) et technologies similaires

Notre site utilise des témoins pour fonctionner correctement et analyser son utilisation. Nous distinguons :

• Témoins essentiels : nécessaires au fonctionnement du site (session, sécurité). Aucun consentement requis.
• Témoins de mesure d'audience (Google Analytics) : mesurent l'usage du site de façon anonymisée. Nous activons ces témoins uniquement avec votre consentement.

Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via la bannière de consentement ou les réglages de votre navigateur.

6. Communication à des tiers

Nous faisons appel à des fournisseurs de services qui peuvent traiter certains de vos renseignements en notre nom, strictement aux fins prévues :

• Web3Forms — traitement des soumissions du formulaire de contact (États-Unis)
• Google Analytics — mesure d'audience du site Web (États-Unis)
• Fournisseurs de paiement — traitement sécurisé des transactions (à venir avec l'ouverture)
• Hébergeur Web — stockage technique du site

Ces fournisseurs sont contractuellement tenus de protéger vos renseignements et de ne les utiliser qu'aux fins prévues.

7. Transferts hors Québec

Certains de nos fournisseurs (Google, Web3Forms) sont situés à l'extérieur du Québec, principalement aux États-Unis. Avant tout transfert, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et exigeons que des mesures de protection adéquates soient en place, conformément à l'article 17 de la Loi 25.

8. Conservation des renseignements

Vos renseignements sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins de leur collecte :

• Messages du formulaire de contact : tant que la relation est active, puis détruits
• Données de membership : pendant toute la durée de votre adhésion, plus la durée légale exigée (généralement 7 ans pour les obligations fiscales)
• Données analytiques : selon la politique de Google Analytics (anonymisées après 14 mois par défaut)

Au terme de ces délais, vos renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.

9. Vos droits

En vertu de la Loi 25, vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels :

• Droit d'accès : obtenir une copie des renseignements que nous détenons sur vous
• Droit de rectification : corriger des renseignements inexacts ou incomplets
• Droit au retrait du consentement pour les usages non essentiels
• Droit à la désindexation dans certaines circonstances
• Droit à la portabilité (à partir de septembre 2024) — recevoir vos données dans un format technologique structuré
• Droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec

Pour exercer un droit, écrivez à confidentialite@wpickleball.ca. Nous répondons dans un délai maximal de 30 jours.

10. Sécurité des renseignements

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité raisonnables et proportionnelles à la sensibilité des renseignements détenus, conformément à l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Ces mesures se déclinent en trois catégories complémentaires.

10.1 Mesures techniques

• Chiffrement en transit : toutes les communications avec notre site Web et notre application transitent par une connexion sécurisée HTTPS (protocole TLS 1.2 ou supérieur)
• Chiffrement au repos des données sensibles stockées dans nos bases de données (mots de passe, informations de paiement)
• Mots de passe robustes exigés et stockés de façon irréversible (hachage cryptographique avec sel)
• Authentification à deux facteurs (2FA) disponible pour les comptes membres et obligatoire pour les comptes administratifs
• Pare-feu et systèmes de détection d'intrusion sur notre infrastructure
• Mises à jour de sécurité appliquées régulièrement à nos systèmes et plateformes
• Sauvegardes chiffrées et régulières, avec procédure de restauration testée
• Journalisation des accès (audit trail) aux renseignements personnels sensibles

10.2 Mesures organisationnelles

• Principe du moindre privilège : seules les personnes ayant besoin d'accéder à un renseignement dans le cadre de leurs fonctions y ont accès
• Ententes de confidentialité signées par tous les employés, contractuels et bénévoles
• Formation continue du personnel sur la protection des renseignements personnels et les pratiques de cybersécurité
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) réalisée avant l'adoption de tout nouveau système ou avant un transfert hors Québec, conformément à l'article 3.3 de la Loi 25
• Sélection rigoureuse des fournisseurs : évaluation de leurs pratiques de sécurité et clauses contractuelles imposant des obligations de protection
• Politique interne de protection des renseignements personnels accessible à tout le personnel
• Plan de réponse aux incidents de confidentialité, avec procédures de notification à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées
• Registre des incidents de confidentialité tenu à jour comme l'exige la Loi 25
• Minimisation des données : nous ne collectons que les renseignements strictement nécessaires aux finalités déclarées
• Destruction sécuritaire des renseignements lorsque leur conservation n'est plus justifiée

10.3 Mesures physiques

• Contrôle d'accès aux locaux administratifs du centre (cartes d'accès, codes)
• Verrouillage des classeurs et armoires contenant des documents papier sensibles
• Surveillance des locaux (caméras, systèmes d'alarme) — utilisée uniquement à des fins de sécurité
• Postes de travail verrouillés en l'absence de l'utilisateur
• Destruction sécuritaire des documents papier (déchiquetage)

11. Incident de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, nous informerons rapidement la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées, conformément à la Loi 25.

12. Mineurs

Pour les membres âgés de moins de 14 ans, le consentement d'un parent ou tuteur est requis pour la collecte de renseignements personnels.

13. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter des changements légaux, technologiques ou opérationnels. La date de la dernière mise à jour figure en haut de cette page. Nous vous invitons à la consulter périodiquement.

14. Nous joindre

Pour déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance :
Commission d'accès à l'information du Québec — www.cai.gouv.qc.ca